home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Cream of the Crop 1 / Cream of the Crop 1.iso / BUSINESS / SALE24.ARJ / SALE23C.EXE / lha / SALETRA2.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-04-14  |  7KB  |  168 lines
  1. EXTENDED documentation for SALETRAC.EXE
  2. V 2.2
  3.  
  4.  
  5. Section 1 :
  6.    Use of customer database.
  7.  
  8.    The program initializes with the main entry screen showing on the screen.
  9. You may use the 'UP' key to move to the PREVIOUS record, or the 'DOWN'  key
  10. to move to the 'NEXT' record.  You may also position the 'HIGHLIGHT BAR' to
  11. 'PREVIOUS' or 'NEXT' to accomplish  the same  thing.   If  you position the
  12. highlight bar to 'ADD' and press the enter key, you will be allowed to enter
  13. new customer.  If you position the  'HIGHLIGHT' bar to 'EDIT', and press the
  14. 'ENTER' key, you will be given a number of choices regarding the editing and
  15. viewing of existing records in the database.
  16.  
  17.  
  18. Topic S1-1:  EDIT THIS RECORD
  19.  
  20. If you select 'EDIT THIS RECORD' from the 'EDIT' sub-menu,
  21. then you will be positioned on the first field of the 'CURRENT' record,  and
  22. will be allowed to edit that field.   Pressing the enter key  will move  you
  23. to the next field in the database record.  While in the  edit  mode, you may
  24. use the arrow keys to move from one field to another and do editing.  If you
  25. press the enter key while positioned on the last field, the record is saved,
  26. and the 'HIGHLIGHT' bar is again active.  Ctrl-End also saves the "edited"
  27. record to disk.
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33. Topic S1-2:  MEMO FIELD EDIT
  34.  
  35. If you select 'MEMO FIELD EDIT' from the 'EDIT' sub-menu, then you  will  be
  36. allowed to the the built in text editor to edit the memo field 'FOR  CURRENT
  37. RECORD'.  The built in editor is very powerful.  You may use  cursor keys to
  38. move around in the memo window, as well as the PgUp and PgDn keys.
  39. Additionally, the following commands are recognized:
  40.  
  41.        Top of Memo         :     Ctrl-QR
  42.        Bottom of Memo      :     Ctrl-QC
  43.        Beginning of line   :     Home
  44.        End of line         :     End
  45.        Delete char         :     Del
  46.        New Line            :     Ctrl-M
  47.  
  48.        Search              :     Ctrl-QF    or  F9
  49.        Search and replace  :     Ctrl-QA    or  Shft-F9
  50.        Save and EXIT       :     Ctrl-End
  51.        Exit but DON'T save :     ESC
  52.  
  53.        Set word wrap option:     Ctrl-OW
  54.        Mark block (Begin)  :     Ctrl-KB    or F7
  55.        Mark block (End)    :     Ctrl-KK    or F8
  56.        Delete marked block :     Ctrl-KY
  57.        Move marked block   :     Ctrl-KV
  58.        Read marked block   :     Ctrl-KR
  59.        Write marked block  :     Ctrl-KW
  60.        Copy marked block   :     Crtl-KC
  61.  
  62.        Print               :     F6
  63.        Set Print Parameters:     Shift-F6
  64.        Select default DIR  :     Shift-F2
  65.        Delete ALL text     :     Shift-F10
  66.  
  67.  
  68.  
  69.        A nice feature is the Read/Write marked block feature.
  70.        You can import an often used phrase with only a few keystrokes
  71.        For instance,  lets say that you often put the following in your
  72.        memo field:
  73.  
  74.                Delivered quote and letter of intent.
  75.  
  76.        You could put it in a memo field, and mark it by using  mark (begin)
  77.        and mark(End) commands.  Then you could 'WRITE' it to any text  file
  78.        name, such as DELQUOTE.TXT, by using the 'WRITE BLOCK' key, which is
  79.        Ctrl-KW.  Then, the next time you want to put that specific piece of
  80.        information in your  memo field,  (ANY MEMO FIELD),  you can use the
  81.        'READ BLOCK' command, which is Ctrl-KR.   You will be presented with
  82.        a list of  the  previously 'BLOCK-WRITTEN' files, and you can select
  83.        the appropriate one to insert in your memo!  EASY !
  84.  
  85.  
  86.  
  87.  
  88.  
  89.  
  90.  
  91. Topic S1-3:    MEMO FIELD EDITOR RESIZE
  92.  
  93.        The program gives you two default sizes for the memo editor  window.
  94.        You can 'RESIZE'  the editor  to any size  you want  by pressing the
  95.        scroll lock key, and then pressing right-shift & cursor to cause the
  96.        edit window to grow.   Left shift and cursor  causes the memo window
  97.        to shrink.  Pressing ESC allows text to be edited again.  The Resize
  98.        values stay in effect until the program is ended, or until resize
  99.        is called again.
  100.  
  101.  
  102. Topic S1-4:
  103.  
  104.        Changing the indices:
  105.  
  106.        Any search causes adjustment  the  current index to the search field
  107.        index.  You can tell which index is current by looking at the CURRENT
  108.        INDEX' status report displayed in the 'mid-left'  portion of the main
  109.        entry screen, above the contact-date  box area.   You can  change the
  110.        index without searching on a field by choosing SET OTHER INDEXES from
  111.        the 'EDIT' sub-menu.   The 'CUSTOMER' index is the program default
  112.        index.
  113.  
  114.  
  115. Topic S1-5
  116.  
  117.         Searches.
  118.  
  119.         A search by any other name ...
  120.         A search on the 'NEXT CONTACT DATE' field amounts to an appointment
  121.         reminder search.   A preformatted report is provided (to screen  or
  122.         to Printer) via the 'REP' (Report) selection from the top menu bar.
  123.  
  124.         All searches are 'CLOSEST MATCH AFTER' searches.  E.G., select  the
  125.         'SEARCH CUSTOMER' from the 'EDIT' submenu.  You will be prompted to
  126.         enter a customer to search for on the bottom line of the main entry
  127.         screen.  If the EXACT MATCH for the customer is NOT found, then the
  128.         program  positions the  CURRENT RECORD to the CLOSEST with the next
  129.         greater key!
  130.  
  131.         ALL SEARCHES, INCLUDING DATE SEARCHES, ARE CLOSEST-NEXT-KEY SEARCHES
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138. Section 2:      Files
  139.  
  140.         A number of things can cause you indices to become corrupted.  This
  141.         can happen when an unexpected power down occurs in the middle of a
  142.         session.  If you get the 'CORRUPTED INDICES' message, then delete
  143.         all files with the .IND extension.  When you run your program again,
  144.         the indices will all be rebuilt.
  145.  
  146.  
  147.         Your .DBF file can not be so easily repaired.  Be sure to back up
  148.         the SALETRAK.DBF file regularly, to prevent loss of your data. Many
  149.         commercial products are available for this purpose.
  150.  
  151.  
  152.         As the indices are rebuilt, a progress bar shows, on a basis of 0%
  153.         to 100%, the progress of the index building process.  Depending on
  154.         the total number of records in your database, the rebuilding may
  155.         take a long or a short period of time.  In very large databases,
  156.         the rebuilding can take 30 minutes.  Only four 'DEFAULT' indices
  157.         are rebuilt immediately.  Others are only rebuilt when they are
  158.         called upon.  (Zip code, for instance).  The .DBF file in your
  159.         database is dBase compatible.  The index files are not.  Therefore,
  160.         if you use a dBase product to manage the SALETRAK.DBF file, you will
  161.         need to recreate whichever indices you are interested in using in
  162.         the dBase environment.
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.